Hola a todos y saludos; el dìa de hoy procederemos con la continuaciòn de la Unidad Curicular con la Evaluaciòn II en su segunda Unidad en la que profundizaremos los temas del 3 al 7 vamos a comenzar.
Tema 3: Planificación de eventos: importancia, implicación y ventajas. Etapas: pre -evento, evento y post -evento.
Planificación de eventos:
Comencemos la conceptualizaciòn de loos sub temas a travès de la siguiente direcciòn web y su defeiniciòn al respecto:
La planificación de eventos es el proceso mediante el cual se gestiona un proyecto, como una reunión, convención, feria comercial, ceremonia, fiesta, el lanzamiento de un nuevo producto, etc.
Asimismo, incluye la elaboración de presupuestos, el establecimiento de cronogramas, la selección y reserva de los lugares del evento, la obtención de permisos, la planificación de alimentos, la coordinación de transporte, la organización de actividades, la selección de oradores y conferencias magistrales, la organización de equipos e instalaciones, entre otros.
A travès del portal web nos explica las acractericas que debe visualizar el planificador de eventos ademàs de de una recomendaciòn externa para estudiar realmente prometedora:
Caracteristicas del planificador de Eventos:
No podemos pensar que, con estudiar los objetivos de comunicación de nuestro cliente, Hay que conocer su estrategia de comunicación global (ya que nuestro evento es una herramienta de ella) y compararla con la de sus competidores.
Debemos realizar un perfil sociodemográfico de nuestros invitados, pero también, en la medida de lo posible, profundizar en sus intereses, su estado de ánimo y predisposición hacia nuestro evento.
Valorar la repercusión de nuestro evento y estudiar el presupuesto con el que contamos.
Ahora pasaremos al siguiente punto en donde visualizaremos la importancia, implicaciòn y ventajas de los eventos especiales
Importancia, implicación y ventajas:
Importancia:
Tomaremos referencia al portal web: https://www.educativo.net/articulos/la-organizacion-de-eventos-y-su-importancia-616.html con un amplio concepto realmente importante del mismo.
Segùn la fuente reseña la importancia de los eventos especiales como: la eliminaciòn de la improvisación, es decir que permite desarrollar el acontecimiento con armonía y fluidez, según lo previsto.
La organización de eventos también es importante porque los actos, reuniones y agasajos se realizan en base a las normas de protocolo establecidas y de acuerdo a las principales tendencias de acuerdo al tipo de evento.
El organizador de eventos debe ocuparse de todos los pormenores que atañen al acontecimiento, de manera tal que el cliente se sienta libre de las presiones y responsabilidades que suele generar la planificación y la organización.
La organización de eventos también es importante porque los actos, reuniones y agasajos se realizan en base a las normas de protocolo establecidas y de acuerdo a las principales tendencias de acuerdo al tipo de evento.
El organizador de eventos debe ocuparse de todos los pormenores que atañen al acontecimiento, de manera tal que el cliente se sienta libre de las presiones y responsabilidades que suele generar la planificación y la organización.
Implicación:
A travès del portal web encontaremos una tesis doctoral (Sánchez González. O (2018). 31: Protocolo, comunicación y seguridad en la organización de eventos. Universidad de Madrid https://eprints.ucm.es/id/eprint/47886/1/T39982.pdf )
Justificando a los eventos especiales a travès del siguiente texto:
´´Los eventos surgen como un reclamo de la Sociedad ya que son un medio de comunicación además de un hecho económico y cultural que permite un intercambio social, técnico, profesional y científico, por ello, existe una demanda de servicios para eventos. Las empresas, asociaciones, instituciones públicas y privadas tienen necesidad de realizar actos a nivel nacional e internacional con el objetivo de intercambiar cultura, conocimiento, negocio, entre otras muchas pretensiones``.Ventajas:
En muchos escenarios las ventajas de los eventos especiales tienen ventajas importantes para su desarrollo y conclusiòn a continuaciòn algunos ejemplos que te ayudaran en el futuro:
Ventajas de un evento coorporativo:
Posicionamiento:
Si tu empresa esta iniciando, puedes darte a conocer mediante un evento, como una fiesta de inauguración. Así, te garantizar el nombre y reconocimiento en un mercado (que las personas de la comunidad sepan que existes)
Expansión:
Un evento es perfecto para conseguir nuevos clientes o posibles inversores y hacer crecer el negocio, ya que puedes atraer invitados especiales con miras a encontrar nuevos compradores. En este sentido, se recomiendan eventos corporativos donde des a conocer tus productos o servicios a los asistentes para despertar su interés en ti.
Confianza:
Como ya te hemos mencionado, con un evento puedes darte a conocer, acercarte a tus clientes, atraer personas nuevas que sepan quién eres y qué ofreces, pero, lo más importante es que al conocerte puedes inspirar la confianza necesaria, establecer una conexión con los asistentes para quieran trabajar contigo, invertir en tu negocio o comprar tus productos y servicios.
Conocer tu mercado:
Además, muy de la mano con la confianza que vas a generar en los invitados, también te puede servir para conocer a tus clientes, saber sus gustos y preferencias, para tomar decisiones en base a ello.
Aumentar ganancias:
Como es lógico, al aumentar la cantidad de clientes, también lo hacen las ganancias. Por ello, es recomendable realizar eventos que te ayuden a evitar los efectos de la estacionalidad del mercado, es decir, puedes planificar actividades especiales para aquellos momentos del año en los que las ventas tienden a disminuir.
Destacar tu empresa:
Igualmente, un evento puede ayudarte a diferenciarte y destacar por encima de tu competencia.
Reconocer a tus empleados:
Por otro lado, también puedes organizar actividades especiales para conocer a tu equipo, celebrar sus logros y reconocerlos por su trabajo. Esto te ayudará a que ellos se motiven y se esfuercen por realizar cada día un mejor trabajo.
Afianzar lazos:
Finalmente, un evento corporativo puede ayudarte a estrechar relaciones con tus socios y proveedores.
Ventajas de un evento virtual:
- Fácil acceso para asistentes y expositores: Gracias al acceso de modo online permite acceder desde cualquier punto ya sea desde equipos o dispositivos móviles.
Mayor alcance de la difusión del evento:
- Permite lograr una difusión global/mundial gracias al acceso a través de internet.
Bajo coste de organización:
- No hay costes de alquiler de equipos ni desplazamientos,ni dietas, etc., lo que permite la organización de foros y congresos de una forma más asidua.
- Motivación y compromiso:
- El uso de tecnología de videojuegos convierte cualquier acción en una experiencia amena y atractiva.
- Permite escalar de forma fácil las dimensiones y capacidades de aforo según la demanda.
- Fomenta el networking.
- Los mundos virtuales influyen en el comportamiento del usuario, que muestra su lado más social al eliminar el temor al cara a cara. Multitud de estudios demuestran este hecho.
Ventajas de un evento presencial o hibrido:
Fuente:https://eventosteambuilding.es/sin-categoria/eventos-virtuales-presenciales-hibridos/
A travès de la fuente nos explica 4 ventajas que relamente ayudaran a completar nuestar conceptalizaciòn y pasar a nuestro siguiente punto:1. Mayor participación de los asistentes.
Puesto que los asistentes no deben desplazarse a un lugar físico para poder asistir al evento, la asistencia es mucho mayor. Para poder participar sólo se necesita un dispositivo con conexión a Internet desde cualquier parte del mundo.
2. Importante reducción de costes.
Una de las razones por las cuales los eventos virtuales e híbridos han sido tan implementados, es porque representa un coste mucho menor comparado con los eventos presenciales. En estos eventos no es necesario alquilar un espacio físico, contratar personal, invertir en material físico y se evitan los costos por desplazamiento.
3. Experiencias inmersivas.
Los eventos virtuales, presenciales e híbridos deben conseguir captar la atención de los asistentes con experiencias innovadoras. Las plataformas de tecnología virtual 3D recrean escenarios sorprendentes e inmersivos, que consiguen este efecto con creces, al mismo tiempo que fomentan la interactividad entre los participantes.
4. Son más rentables.
Los eventos virtuales e híbridos son más rentables por dos razones: la primera razón es que requieren de una inversión mucho menor para realizar el evento. Por otra parte, las plataformas de publicidad online permiten llegar a muchas más personas en la promoción del evento a un costo bastante menor.
La segunda razón es que al derrumbar las barreras geográficas y de horario, la cantidad de asistentes se incrementa, con lo cual los resultados de dicho evento suelen conllevar un mejor retorno de la inversión.
Conocer las principales diferencias, ventajas y desventajas de cada modalidad, permite visualizar cuál sería la mejor opción para la empresa. Aunque existen varias ventajas de los eventos presenciales, es innegable los beneficios de los eventos virtuales, opción más que recomendada para cualquier empresa en la actualidad.
Etapas: pre -evento, evento y post -evento:
Fuente: https://unmundodeeventos.com/etapas-de-un-evento-i-pre-evento/ http://etapasdelevento.blogspot.com/
Pre -evento:
1.- Determinar los objetivos y definir el tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo.
2.- Nombrar el Comité Organizador
3.- Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes.4.- Seleccionar la Fecha
5.- Seleccionar el lugar o los lugares de realización.
6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades.
7.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos.
8.- Elaborar el Presupuesto
9.- Promoción del Evento
10.- Diseño y Elaboración de impresos.
11.- Selección y Capacitación de Personal.
12.- Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios.
Evento:
Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.
Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
Post -evento:
1.- Recopilación y Archivo de la Información pertinente al Evento
2.- Agradecimientos
3.-Evaluación
4.-Cumplimiento de los compromisos adquiridos
5.-Memoria y Cuentas
Difusión y promoción de eventos. Técnicas y medios utilizados. Difusión a través de medios de comunicación
Tema 4: Difusión y promoción de eventos. Técnicas y medios utilizados. Difusión a través de medios de comunicación
Difusión y promoción de eventos:
Aspectos a tener en cuenta antes del evento
La página del evento
El diseño de una landing page promocional que sea atractiva y útil es imprescindible. Esta página puede darte mucho juego. Además de compartir la información del acto de manera detallada, puedes presentar a los ponentes, mostrar el lugar o incluir enlaces a la compra de entradas. También podrás compartir la programación de la jornada con los usuarios.
Es como una especie de carta de presentación. En ella podrás agrupar las comunicaciones con los asistentes, colaboradores y patrocinadores, antes y después de tu evento. Igualmente, es muy recomendable que enlaces tus redes sociales corporativas y que motives a los usuarios a participar en ellas para lograr una mayor difusión. Todo esto desde mucho antes de la celebración.
Formularios web:
Un formulario que permite a los usuarios introducir datos, los cuales son enviados a la empresa organizadora del evento para ser procesados y adquirir información tan útil como la satisfacción general, las opiniones personales de cada cliente y la aportación de sugerencias para próximos eventos.
Es como una especie de carta de presentación. En ella podrás agrupar las comunicaciones con los asistentes, colaboradores y patrocinadores, antes y después de tu evento. Igualmente, es muy recomendable que enlaces tus redes sociales corporativas y que motives a los usuarios a participar en ellas para lograr una mayor difusión. Todo esto desde mucho antes de la celebración.
Técnicas y medios utilizados:
Anuncios en redes
El uso de las redes sociales es siempre una buena opción para la difusión y sus campañas publicitarias permiten alcanzar un público más amplio. Es importante saber qué tipo de redes sociales son las más adecuadas para compartir el evento, y también ser muy concisos con la información que se publica para que no quede ni muy extenso ni falto de contenidos esenciales.Formularios web:
Un formulario que permite a los usuarios introducir datos, los cuales son enviados a la empresa organizadora del evento para ser procesados y adquirir información tan útil como la satisfacción general, las opiniones personales de cada cliente y la aportación de sugerencias para próximos eventos.
Mailing
También llamado email marketing, se trata de un mecanismo de envío de correos electrónicos por parte de una empresa a todos sus clientes para captar su atención. El mail es algo que cada vez estás más presente en nuestras vidas y los usuarios lo consultan varias veces al día, por lo que, es un buen método para atraer a posibles clientes potenciales.Big data
Se trata no solo de un formato, sino de un conjunto de muchos. Una cámara de monitoreo de masas, un hashtag, zonas calientes y frías en un espacio, etc. Esta herramienta es útil para antes y después de un evento, ya que se pueden medir y analizar parámetros tales como las emociones de los usuarios en las redes sociales antes del evento, como los gustos y opiniones que se generan durante el mismo.Guest blogging
El Guest Blogging es una práctica común entre blogueros, en la que se participa como invitado en un blog ajeno, en este caso, como una herramienta promocional que ayuda a difundir información de interés sobre un evento. De esta forma, se abarcará un público más amplio a través del blog, un espacio donde se pueden incluir todos los detalles de dicho acontecimiento.Difusión a través de medios de comunicación:
1. Las notas de prensa:
Las notas de prensa son una excelente forma de promocionar tu evento de forma rápida. Para que una nota de prensa sea efectiva conviene que sea breve, clara, concisa e informativa.
A la hora de seleccionar el canal deberás elegir entre medios generalistas pero con gran volumen de tráfico u otros medios especializados que captarán un volumen de tráfico muy inferior a los medios anteriores… pero mucho más cualificado. A la persona encargada de gestionar el marketing del evento corresponderá tomar la decisión que mejor se adecúe a las necesidades del proyecto.
2. Las redes sociales
Si contamos con perfiles sociales trabajados, el marketing de eventos puede aprovechar estos canales para realizar la promoción de los mismos, dado que será mucho más sencillo involucrar a nuestros propios seguidores que a otros usuarios con los que nunca hayamos tenido ningún tipo de interaccion.Durante los días previos al acontecimiento es recomendable cambiar las imágenes de los perfiles (normalmente el logo corporativo) por el cartel promocional del evento para levantar el interés de los seguidores.
Además, redes sociales como Google Plus, Facebook o Linkedin cuentan con comunidades especializadas en las que podrás promocionar el evento llegando a un público muy cualificado.
O también puedes realizar un concurso para conseguir viralidad. Por ejemplo, en Twitter puedes lanzar tweets como “Haz RT y participa en el sorteo de una entrada al evento”.
3. Promociona el evento en tu propio blog
¿Tienes blog corporativo? ¿Y blog personal? El marketing de eventos también puede valerse de este tipo de plataformas para dar visibilidad del acontecimiento ante una audiencia ya fidelizada.
Y podemos ir mucho más lejos del simple hecho de escribir un post: podemos colocar un banner promocional del evento bien visible en la cabecera del blog o en su barra lateral.
4. Involucra a los patocinadores del evento
Seguro que el evento cuenta con patrocinadores importantes que pueden ser involucrados. A ellos también les interesa que el evento sea todo un éxito y, por tanto, deberías convencerles para que realicen todas las acciones anteriores. Si lo consigues, lograrás una visibilidad extraordinaria.
5. Involucra a los participantes del evento
Esta técnica funciona especialmente bien en los congresos y conferencias. ¿Va a dar una ponencia alguna personalidad importante del sector? En ese caso deberías involucrarlo para que realice también tareas de promoción y de difusión.
6. Realiza acciones de email marketing
¿Cuentas con una base de datos de usuarios que han dado su consentimiento para recibir noticias de tu web? En ese caso ha llegado el momento de echarle mano: prepara una newsletter para llegar a una audiencia muy receptiva a tus mensajes.
7. Anúnciate en Google Adwords
Realizar una campaña en Google Adwords te permitirá captar tráfico y conversiones rápidamente al atacar keywords relevantes para tu nicho de forma inmediata .
8. Anúnciate utilizando YouTube
El formato vídeo es uno de los contenidos más virales de Internet y, por ello, puede ser un poderoso aliado en tu estrategia de marketing de eventos. Creando un vídeo promocional podrás llegar rápidamente a una nueva audiencia de forma interactiva.
El marketing de eventos en Internet: acciones en el largo plazo
Frente a las acciones anteriores, las acciones en el largo plazo no son inmediatas pero te permitirán posicionarte en tu nicho generando poco a poco una comunidad alrededor de tu marca. Y, en este sentido, personalmente recomiendo dos clases de acciones: el posicionamiento SEO y el marketing de contenidos.
1. El posicionamiento SEO
El posicionamiento SEO nos permitirá posicionar una landing (o varias) para aquellas keywords relevantes para el evento. ¿Cómo hacerlo? Bueno, puedes seguir una guía de posicionamiento SEO como esta o contratar servicios profesionales de posicionamiento web.
Independientemente de la vía elegida debes tener siempre en mente que los resultados de posicionamiento SEO no son inmediatos: se trata de una estrategia largoplacista. No obstante, si bien para conseguir resultados inmediatos tendremos que recurrir a las acciones anteriores, también lo es que el posicionamiento SEO nos permitirá conseguir resultados perdurables en el tiempo.
2. El marketing de contenidos
El content marketing nos permitirá, a través de la difusión y promoción de contenidos de calidad, generar una comunidad alrededor de nuestra marca. ¿Cómo podemos aprovecharlo en nuestra estrategia de marketing de contenidos? Bien, a la hora de realizar acciones inmediatas habremos generado una comunidad muy receptiva ante nuestros anuncios y noticias.
Plataformas a recomendar:
En el escenario de las E- learnings tenemos algunas opciones de estudio importantes para su desarrollo y en esta oportunidad tenemos tres oportunidades interesantes:
La primera plataforma nos otorga un desglose de oportunidades de estudio para la organizaciòn de eventos en Caracas; en la que podemos conocer algunas opciones dentro del paìs.
La segunda opciòn es un curso de organizaciòn y montaje de Eventos; en la Repùblica popular de Ecuador; en el que a travès del Ministerio de Trabajo, El Gobierno de Ecuador junto con el Capacitador Marcos Hernandez nos mostraran diferentes fundamentos para la organizaciòn y montaje en 40 Horas o una semana.
Por ùltimo tenemos a la Escuela Internacional de Protocolo; en el que tenemos un curso de Protocolo Y Organizaciòn de Eventos; en el que inicio el mes de JULIO del presente año; invitandoles a que esten al tanto de una pròxima inscripciòn.
Bueno esto es todo el artìculo y espero que les haya gustado. Ahora es momento de pasar a nuestro pròximamente invitandoles para concetarnos en una pròxima ocasiòn.
Continuaciòn de La Unidad II aquì: https://licenciaturazabala.blogspot.com/2022/08/planificacion-de-eventos-especiales_02002058735.html
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